Como Organizar o Trabalho na Área Comercial.

O trabalho na Área Comercial não pode prescindir de uma boa organização, pois é um aspecto fundamental para manter o negócio funcionando com eficiência. Quando as empresas organizam o trabalho na área comercial de forma a agilizar seus processos e otimizar os recursos, elas podem manter as operações funcionando sem problemas e na direção a seus objetivos.

Qual é a estrutura organizacional da Área Comercial?

Uma estrutura organizacional departamental refere-se a como uma empresa delega tarefas e responsabilidades específicas ao seu pessoal comercial. A criação de uma estrutura clara e formal ajuda os funcionários a entender suas funções específicas dentro das suas respectivas áreas e na empresa, para que possam se concentrar na conclusão de suas tarefas com o mínimo de confusão.

Quando cada membro de uma organização conhece seu papel, isto permite com que eles se concentrem no desempenho de suas funções, o que contribui para o sucesso geral do departamento comercial. Ter uma estrutura formal ajuda as empresas a avaliar suas necessidades de pessoal, gerenciar a hierarquia de funcionários e garantir que ela tenha a equipe certa para apoiar seus principais objetivos e funções.

Como organizar a Área Comercial?

Aqui estão seis etapas para organizar o trabalho na Área Comercial do seu negócio:

1. Defina o propósito da Área Comercial

Primeiro passo para criar uma estrutura organizacional eficaz é entender o objetivo principal do departamento comercial. Parece algo óbvio, mas repetidas vezes a experiência tem mostrado que este é um problema básico. Não raro a área comercial incorpora atribuições da área de marketing, por exemplo, ou do departamento financeiro, ou de crédito. Compreender as metas e os objetivos gerais e por tabela o trabalho da área comercial pode ajudar a desenvolver uma estrutura que apoie sua missão.

Isso envolve reunir-se com os líderes da empresa e do departamento e discutir o valor que a área comercial fornece para a empresa. Essa reunião pode ocorrer como uma conversa estruturada em que cada membro da equipe de gestão expõe o valor que o departamento traz para a empresa. Em seguida, o líder da reunião compila essas respostas e trabalha com a equipe para criar definições que expressem a missão do departamento. Importante é que disto seja possível aclarar objetivos e fronteiras a serem respeitadas para garantir a manutenção dos objetivos principais buscados.

2. Identifique as principais funções e cargos

Em seguida, depois de obter informações sobre o valor geral da Área Comercial, comece a identificar as principais funções que permitem com que o departamento produza valor. Isso inclui as responsabilidades primárias e de pessoal do departamento depende para suas operações. Criar uma lista de deveres essenciais e cargos pode ajudar a avaliar quais funções a estrutura do departamento deve suportar para que seja bem-sucedida. Por meio desse processo, também pode se identificar processos não essenciais que atrapalham a eficácia do departamento ou que pode ser eliminados para melhorar a eficiência geral.

3. Coleta de dados

Depois de identificar o valor do departamento e suas principais funções, colete dados sobre os processos e sistemas para determinar a eficácia deles. Por exemplo, se atualmente possui uma hierarquia no departamento, avalie a eficácia com que ela funciona para atender às metas da área comercial como um todo.

Pode-se pedir aos funcionários do departamento que relatem como acham que a estrutura atual do departamento funciona. Ao coletar esses dados, é possível analisar os pontos fortes e fracos organizacionais da área comercial, comparar sua produtividade com suas metas e identificar oportunidades para melhoria.

4. Planeje a estrutura organizacional do departamento

Depois de coletar informações sobre os valores, funções principais e as operações atuais, comece a planejar como reorganizar a estrutura. Para uma pequena empresa com poucos funcionários que desejam criar alguma estrutura, uma organização hierárquica simples pode ser eficaz. Essa estrutura esclarece a cadeia de comando para que todos os membros de sua equipe saibam quem é o responsável por delegar tarefas e a quem se reportar em caso de dúvidas ou outras considerações.

Para negócios mais complexos e com muitos funcionários, um sistema que incorpore divisões, departamentos e hierarquias dentro de cada uma dessas estruturas pode ajudar a organizar diferentes equipes que trabalham em vários projetos dentro da empresa.

5. Implementar a nova estrutura

Como parte de seu plano organizacional da Área Comercial, considere também como implementar a nova estrutura. Os funcionários geralmente precisam de tempo para fazer a transição e se estabelecer em novas estruturas organizacionais, portanto, contabilize este período de transição, pois pode ajuda-los a garantir que tudo corra bem.

Ao desenvolver o plano, antecipe quaisquer desafios que possam surgir durante a transição e crie planos adicionais sobre como aborda-los. Preparar-se para os desafios antes que eles ocorram, vai permitir responder rapidamente e mostrar a capacidade de liderar a equipe superando obstáculos. Se a equipe for pequena, envolva-a no processo de transição e peça feedback durante todo o processo.

6. Avalie as mudanças

Finalmente, ao longo do processo de implementação e em momentos estratégicos após a finalização da transição, avalie a eficácia da nova estrutura. Revise seus objetivos para as mudanças organizacionais e coleta dados sobre como as mudanças abordaram suas principais áreas de interesse. Por exemplo, avalie se as mudanças melhoraram a eficiência geral e a produtividade de das equipes. Se foi criada hierarquias mais estruturadas, avalie se isto beneficiou a comunicação entre os membros das equipes e os gerentes. Ao avaliar as mudanças, procure áreas de melhoria para poder continuar a fazer ajustes e otimizar a estrutura organizacional.

Resolução de problemas comuns nas Áreas Comerciais

Aqui estão alguns problemas departamentais comuns que podem sugerir a necessidade de reorganizar:

• Quando a carga de trabalho de um funcionário ultrapassa seus recursos para gerenciar suas responsabilidades, alterar sua estrutura departamental pode ajudá-lo a distribuir tarefas para que sejam mais gerenciáveis.
• Se os membros de sua equipe expressam incerteza sobre suas funções, criar uma estrutura mais formal ou definida pode esclarecer as responsabilidades individuais.
• Quando os funcionários não têm trabalho suficiente para preencher suas horas, uma mudança de estrutura pode ajuda-lo a distribuir o trabalho igualmente entre funcionários e departamentos.
• Se os membros da equipe não tiverem certeza a quem se reportar como supervisor ou gerente direto, definir essas funções claramente pode ajudá-los a se comunicar de forma mais eficaz com os líderes de equipe.
• As equipes que enfrentam maior rotatividade podem se beneficiar de uma mudança na estrutura que melhore os processos internos e estimule a retenção de funcionários.
• Os departamentos que enfrentam problemas recorrentes com sua produtividade, produção ou gerenciamento podem se beneficiar de uma reestruturação que melhore os sistemas e fluxos de trabalho que estão causando os problemas.

 

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