Central de atendimento para eventos desenvolvida para organizar o atendimento aos participantes e garantir o suporte operacional de grandes eventos corporativos.
O Case
A central de atendimento para eventos foi desenvolvida para apoiar grandes eventos corporativos, centralizando informações, atendendo participantes e organizando toda a operação de relacionamento antes, durante e após o evento.
Esse foi o desafio de uma empresa que precisava estruturar uma Central de Informações para apoiar convidados, confirmar presenças (RSVP), orientar participantes e fornecer informações confiáveis antes, durante e após a realização dos eventos.
O objetivo era organizar um processo único de atendimento, garantindo padronização das informações, maior qualidade no relacionamento com os participantes e geração de dados para apoiar a organização do evento.
Implantação da Central de Atendimento para Eventos
O projeto começou com o mapeamento das necessidades de atendimento e dos fluxos de informação entre organizadores, fornecedores e participantes.
A partir desse diagnóstico foi estruturada toda a operação da Central de Informações, incluindo definição dos processos de atendimento, padronização das respostas, implantação da infraestrutura de telefonia, desenvolvimento da base de informações e criação dos relatórios gerenciais para acompanhamento da operação.
Também foram definidos indicadores de atendimento, rotinas operacionais e procedimentos para atualização das informações durante todas as fases do evento.
Resultados da Central de Informações
A implantação da Central de Informações proporcionou maior organização do atendimento aos participantes, padronização das informações e maior agilidade na comunicação durante os eventos.
Além de melhorar a experiência dos convidados, a operação passou a fornecer informações gerenciais que apoiaram a tomada de decisão da organização e aumentaram a eficiência na gestão dos eventos.
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